‘Tu mundo en una servilleta’, el maravilloso mundo de las reuniones y los dibujos

Por David Rodríguez, @davidjguru

¿Cansado de reuniones de trabajo interminables? ¿hastiado de intentar seguir los procesos dialécticos en una reunión que se van elevando hasta llegar a inmensas abstracciones sobre las que los asistentes van fingiendo estar de acuerdo?
¿nota como hora tras hora se va perdiendo el hilo y el foco de una reunión hasta que a a la salida nadie parece recordar o tener claro de que se hablado en realidad?
¿El lenguaje se vuelve demasiado técnico? ¿Al salir de una reunión no comprende bien las medidas con las que ha mostrado su acuerdo?

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En estos casos innumerables en el día a día y compañeros fieles (hasta hoy, claro) de nuestra vida profesional, podemos encontrar diferentes salidas útiles. De hecho la simple existencia de una pizarra y unos rotuladores pueden ser grandes aliados para mejorar todo este caos que deja en nosotros esa terrible y frecuente sensación de haber perdido el tiempo. No es un recurso novedoso (muchos pedagogos siempre han defendido el uso de estas herramientas didácticas), pero puede ser el principio de aprender a trabajar los análisis de problemas y el diseño de soluciones desde una perspectiva visual. De esto va este libro.
Dan Roam era un gestor de negocios que partiendo de una particular epifanía que tuvo en una charla durante un viaje en tren, mientras sus interlocutores le pedían el material de su próxima charla y él intentaba afrontar creativamente que no tenía nada preparado en realidad. En ese pequeño proceso tomo servilletas y rotuladores y empezó a ordenar ideas en tiempo real y construyó su charla ante la sorpresa del grupo que le escuchaba.

A partir de ahí ha seguido trabajando para desarrollar su método particular, que básicamente intenta hacer de lo ‘científico’ algo intuitivo y de lo intuitivo algo procedimental y razonado. En esa particular propuesta de equilibrio se centran las herramientas que plantea y que podrían resultarnos útiles.

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Parte de la base de sus teorías es establecer una relación entre el nivel del procesamiento informativo inconsciente e intuitivo, algo investigado por neurocientíficos y psicólogos para mostrarnos que en realidad, a veces no necesitamos procesar conscientemente ciertas informaciones que forman parte de nuestro interior a lo largo de varios procesos evolutivos, a modo de claves ‘precognitivas’: Proximidad, color, tamaño, dirección, forma, etc. Podemos identificar y valorar inmediatamente estas variables casi en cualquier situación del día a día.

La idea fuerza de Dan es hacernos ejercitar un circuito interno formado por varias actividades que se interrelacionan entre sí y pueden realimentarse:
Mirar (hacer acopio de toda la información posible) – Ver (identificar pautas, reglas, relaciones, advertencias, señales) – Imaginar (establecer relaciones entre las estructuras y pautas identificadas, dotar de sentido a las claves) – Mostrar (crear gráficos representativos de todas las relaciones y elementos de la estructura observada).
Para ello nos ofrece un set de técnicas muy interesantes y que en cierta manera no dejan de tener un sentido común (que es el menos común de todos los sentidos) asombroso:

1-Identificar a nuestros interlocutores/compañeros de trabajo: supongo que si vamos a intentar manejarnos con pizarra y rotulador, mejor ubicar cuanto antes al resto de personas que nos acompaña en el trabajo. Para ello y basado en sus experiencias Roam propone una categorización elemental de tres tipos: Lápiz negro (‘pásame el rotulador’, está ejercitado, le gusta dibujar), Lápiz amarillo (se disculpa por anticipado, ‘no sé dibujar muy bien pero…’, marca cosas y repasa los dibujos principales) y Lápiz rojo (no sabe/no quiere dibujar, no quiere jugar, no le ve sentido, le parece una pérdida de tiempo, no accede). De esta tipología base se pueden realizar varias inferencias sobre comportamiento, conductas y eficacia a la hora de analizar un problema que nos será de mucha utilidad.

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2-Las seis maneras de ver: no deja de ser una propuesta de comprensión cualitativa y cuantitativa a través de las seis preguntas elementales que nos permitirían tanto comprender un problema como articular una solución.

Si cogemos el gran problema, el que anda en un nivel abstracto y lo troceamos en diferentes partes en base a sus posibles dimensiones, podemos obtener problemas más reducidos y acotables:
Problemas de quién y de qué: Desafíos relacionados con cosas, personas y funciones.
Problemas de cuánto: Desafíos para los que hay que medir y contar.
Problemas de cuándo: Desafíos relacionados con tiempos y momentos de ejecución.
Problemas de dónde: Desafíos relacionados con la dirección, sentido y encaje de partes.
Problemas de cómo: Desafíos relacionados con procesos, métodos y relaciones.
Problemas de por qué: Desafíos relacionados con percepciones, fines y opciones a decidir.

3-El método SCVID: Esencialmente esta técnica consiste en plantear cinco cuestiones y ubicarlas dentro de unos raíles de nivel que a modo de equalizador gráfico deberían sernos útiles para posicionar nuestras propuestas.

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Simple vs. Elaborado, Calidad vs. Cantidad, Visión vs. Ejecución, Individualidad vs. Comparado, Cambio vs Permanencia.

De todo esto nos dota el libro, en un proceso evolutivo de lo simple a lo complejo y de lo abstracto a lo concreto que deben generar buenas combinaciones de nuestros análisis plasmables en intuitivas gráficas para compartir con nuestros interlocutores:

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Plagado de propuestas de ejercicios y enriquecidos con diversos ejemplos y casos de uso del sistema propuesto. Dejando de lado los casos de éxito tan típicamente estadounidenses (‘John Smith de Minnesota lo usó y aquí está su testimonio’), he de decir que le he encontrado mucho sentido y utilidad a la propuesta. Me ha ayudado a volver a organizarme con lógica interna tras muchos años de vicios comunicativos, me ha permitido volver a enfocar lo _realmente_ importante en la arquitectura de la solución de problemas. Lo recomiendo.

Y todo ello recopilado en un volumen atractivo, muy didáctico, útil, comprensible y ameno. Gran aporte de Dan Roam a la comunidad de profesionales cuyo día a día laboral consiste precisamente en encontrar posibles salidas a problemas a dimensionar.

Datos de la edición: Tu mundo en una servilleta (resolver problemas y vender ideas mediante dibujos), de Dan Roam.
Título original: The back of the Napkin.
Editorial Gestión 2000 (grupo Planeta). 301 páginas. PVP 19,95€

 


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